• Membuat perencanan dan persiapan yang baik • Menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan . • Pokok masalah itu disusun , lalu diuraikan secara sistimatis dan kronologis . • Menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat . • Mengetahui siapa yang dituju . • Meyadari dan menentukan posisi penulis . • Menggunakankelengkapan ( pasilitas ) yang memadai penggunaan bentuk surat , jenis kertas yang dipakai ukuran kertas yang dipakai . • Meneliti kembali surat yang telah dikerjakan , apakah sudah betul dan layak dikirimkan atau belum .