Etika Menggunakan E-Mail

Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan. Hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal.

1.      Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e- mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya: Jangan terlalu banyak mengutip.

           Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.

2.      Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3.      Jangan gunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

4.      Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5.      Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

6.      Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

7.      Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.

8.      Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan buru-buru anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.

9.      Bersabarlah dalam menunggu "reply". Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email mereka cuma seminggu sekali.

10.  Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.

11.  Benahi susunan email "forwards" anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda ">" atau ">>" yang biasanya muncul.

12.  Gantilah "Subject" atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun "Subject" atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "Subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.

13.  Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda  sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.

14.  Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".

15.  Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima *spam*.

16.  Jangan melakukan SPAM. Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.