• Membuat perencanan dan persiapan yang baik • Menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan . • Pokok masalah itu disusun , lalu diuraikan secara sistimatis dan kronologis . • Menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat . • Mengetahui siapa yang dituju . • Meyadari dan menentukan posisi penulis . • Menggunakankelengkapan ( pasilitas ) yang memadai penggunaan bentuk surat , jenis kertas yang dipakai ukuran kertas yang dipakai . • Meneliti kembali surat yang telah dikerjakan , apakah sudah betul dan layak dikirimkan atau belum .
a. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat . b. Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna tidak boleh rumusannya bertele-tele atau berbelit-belit.Kalimat hendaknya lugas sederhana dan mudah dipahami oleh pembaca . c. Surat menunjukkan budi bahasa pertimbangan baik dan bijaksana . Bahasa surat harus hormat , simpatik usahakan tidak menyinggung atau merendahkan pembaca surat . d. Surat hendaknya tidak terlalu panjang . Surat yang pendek lebih banyak memberikan manfaat , misalnya praktis dan menghindark salah pengertian .